Excel oder eigene App? Woran Sie es merken

Eine Tabelle reicht, solange eine Person sie pflegt und die Auswertung einfach bleibt. Eine eigene App lohnt sich, wenn mehrere Menschen dieselben Daten ändern, Abläufe mit Status dazukommen oder Fehler teuer werden.

Im Folgenden finden Sie sechs Anzeichen, eine Gegenüberstellung, ein durchgerechnetes Beispiel und den Weg von der Tabelle zur App. Die Checkliste am Ende fasst die Entscheidung zusammen.

Sechs Anzeichen, dass die Tabelle an ihre Grenze kommt

• Es gibt mehrere Versionen. „Kundenliste_neu_final“ liegt neben „Kundenliste_final2“, und niemand weiß, welche gilt.
• Der Status steckt in Farben. Gelb heißt „wartet“, rot heißt „dringend“ – aber nur ein Teil des Teams kennt die Regel.
• Mehrere Personen tragen gleichzeitig ein. Änderungen überschreiben sich, oder jemand arbeitet an einer veralteten Kopie.
• Formeln gehen unbemerkt kaputt. Eine verschobene Zelle genügt, und die Summe stimmt nicht mehr, ohne dass es auffällt.
• Alle sehen alles. Preise, Notizen oder Zeiten sind für jede Person sichtbar, obwohl sie es nicht sein sollten.
• Auswertungen kosten jedes Mal Zeit. Für die Frage „Welche Aufträge sind offen?“ wird gefiltert, kopiert und sortiert – jede Woche neu.

Treffen zwei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein genauer Blick. Ein einzelnes Anzeichen lässt sich oft auch in der Tabelle beheben, etwa mit einer klaren Ablage oder einer Auswahlliste.

Wann Excel völlig ausreicht

Für einmalige Auswertungen, Kalkulationen und Listen mit wenigen Zeilen ist eine Tabelle das richtige Werkzeug. Das gilt auch, wenn nur eine Person die Daten pflegt und niemand sonst darauf angewiesen ist. Wer dann eine App baut, schafft sich Arbeit.

Auch als Zwischenschritt ist die Tabelle wertvoll. Wer einen neuen Ablauf zuerst einige Wochen in einer Tabelle führt, lernt, welche Spalten wirklich gebraucht werden und welche leer bleiben. Genau dieses Wissen macht die spätere Beschreibung der App kürzer und genauer.

Was eine eigene App anders macht

• Eine Eingabemaske mit Pflichtfeldern ersetzt freie Zellen. Wichtige Angaben fehlen seltener.
• Ein Status zur Auswahl ersetzt die Farbe. Jede Person sieht dasselbe, und es lässt sich danach filtern.
• Eine Übersicht nach Ihren Fragen beantwortet, was Sie wissen wollen: „Wen rufe ich heute an?“ oder „Welche Rechnungen sind offen?“
• Je nachdem, was Sie beschreiben, kann der Zugriff nach Rolle getrennt werden, etwa damit nicht jede Person alle Preise sieht.

Ob eine dieser Möglichkeiten in Ihrer App so umgesetzt ist, sehen Sie im Prüfschritt. Er gehört zu den drei Schritten beschreiben, prüfen, nutzen.

Was eine App nicht ändert: Sie ersetzt keine Absprachen. Wenn im Team unklar ist, wer einen Auftrag nachverfolgt oder wann eine Rechnung als erledigt gilt, bildet die App diese Unklarheit nur sauberer ab. Klären Sie solche Fragen vor dem Umstieg; meist reicht dafür eine halbe Stunde mit allen, die mit der Tabelle arbeiten.

Tabelle und App im Vergleich

Welche Tabellen typischerweise zu Apps werden

Fast jeder Betrieb hat einige Tabellen, an denen täglich mehrere Menschen arbeiten. Diese fünf sind besonders häufig, und für jede gibt es einen Anwendungsfall mit Beispielbeschreibung:

• Die Kundenliste mit Spalten für Kontakt, letzte Notiz und „melden am“ wird zur Kundenverwaltung mit Wiedervorlagen.
• Die Angebotsliste mit Nummer, Betrag und Status wird zur App für Angebote, die Positionen aus einer Preisliste übernimmt.
• Der Stundenzettel pro Person und Monat wird zur Zeiterfassung, in der Zeiten am selben Tag eingetragen werden.
• Der Wochenplan mit Namen und Baustellen wird zur Terminplanung für das ganze Team.
• Das Rechnungsausgangsbuch mit Fälligkeiten wird zur App für Rechnungen, die offene Posten von selbst anzeigt.

Rechenbeispiel: die Auftragsliste eines Malerbetriebs

Ein gedachter Malerbetrieb führt seine Aufträge in einer Excel-Liste. Vier Personen arbeiten damit. Drei Dinge kosten jede Woche Zeit: Nachfragen nach dem Stand, das Abtippen von Angaben aus der Liste ins Angebot und der Abgleich verschiedener Versionen der Datei.

Selbst wenn eine App nur die Hälfte davon einspart, bleiben rund 87,5 Stunden im Jahr. Ob sich das lohnt, entscheidet der Vergleich mit den Kosten der App; womit Sie dabei rechnen sollten, erklärt die Seite Was kostet eine App? Bei einer Person, die die Liste allein pflegt, fielen dagegen die Nachfragen und der Abgleich weg – und die Rechnung sähe ganz anders aus.

So wird aus der Tabelle eine Beschreibung

Ihre Tabelle ist schon eine halbe Beschreibung. Die Spaltenüberschriften sind die Felder der App, die Farbregeln werden zu einem Status, und aus Formeln wird der Satz „Die Summe soll sich selbst ausrechnen“. Schreiben Sie zusätzlich auf, wer die Tabelle nutzt und was nach jedem Schritt passiert.

Wie das mit Ihrer eigenen Tabelle aussieht, zeigt die Demo Aus einer Tabelle wird eine App: Die Spalten werden zu Feldern, die Feldtypen erkennt die Demo selbst. Wie Sie den Rest formulieren, zeigt der Beitrag So beschreiben Sie Ihre App im Chat.

Ihre Daten mitnehmen: Import und Export

Bestehende Daten lassen sich nicht automatisch in jede App übernehmen. Klären Sie vor dem Start, wie Ihre Tabelle importiert werden kann. Ein gängiger Weg ist CSV, eine einfache Textdatei mit Spalten, die fast jedes Programm lesen kann.

1. Bereinigen. Doppelte Einträge entfernen, Schreibweisen vereinheitlichen, leere Spalten löschen.
2. Importieren und Stichproben prüfen. Vergleichen Sie zehn zufällige Einträge mit dem Original, auch Datumsangaben und Beträge.
3. Stichtag festlegen. Ab diesem Tag gilt nur noch die App; die alte Datei bleibt als Archiv.
4. Export klären. Fragen Sie, wie Sie Ihre Daten wieder herausbekommen, falls Sie das Werkzeug wechseln.

Heben Sie die alte Datei nur so lange auf, wie Sie die Daten tatsächlich brauchen, und legen Sie sie dort ab, wo nicht jede Person Zugriff hat. Kundendaten in einer vergessenen Kopie auf einem Laptop sind genau das Problem, das die App lösen soll.

Den Umstieg im Team einführen

Eine App ändert Gewohnheiten, und Gewohnheiten ändern sich nicht per Rundmail. Dabei hilft ein schlichter Ablauf: Eine Person ist für die App zuständig und sammelt Rückmeldungen. Zum Start zeigt sie dem Team in einer kurzen Runde die drei wichtigsten Handgriffe, etwa einen Auftrag anlegen, den Status ändern und die eigene Liste finden.

Nach zwei Wochen fragen Sie nach: Was fehlt, was stört, was wird umgangen? Wird an der App vorbei wieder in der alten Tabelle gearbeitet, ist das ein Hinweis, dass ein Feld oder eine Ansicht fehlt. Beschreiben Sie die Änderung dann im Chat, statt die Umgehung zu dulden. Legen Sie außerdem fest, was die Status bedeuten, damit „dringend“ für alle dasselbe heißt.

Checkliste: Ist es Zeit für den Umstieg?