So beschreiben Sie Ihre App im Chat

Eine gute Beschreibung sagt, wer die App nutzt, welche Angaben darin vorkommen und was nach jedem Schritt passieren soll. Schreiben Sie so, wie Sie es einer neuen Kollegin erklären würden – Fachbegriffe aus der Programmierung brauchen Sie dafür nicht.

Dieser Beitrag geht die Bausteine einer Beschreibung der Reihe nach durch, zeigt einen Beispieltext zum Anpassen und rechnet vor, wie viel Zeit Sie für Beschreiben und Prüfen einplanen sollten.

Beginnen Sie mit der Aufgabe, nicht mit der Technik

Nennen Sie zuerst, was heute mühsam ist und wer damit arbeitet. Zum Beispiel: „Ich verwalte meine Kunden in einer Excel-Liste und verliere den Überblick, wann ich mich melden wollte. Drei Kolleginnen sollen die Liste ebenfalls nutzen.“ Das gibt der KI den Rahmen: Es geht um eine Kundenverwaltung, mehrere Personen arbeiten damit, und Wiedervorlagen sind wichtig. Nennen Sie auch die Größenordnung, etwa „rund 300 Kunden, jede Woche kommen fünf dazu“.

Vermeiden Sie es, gleich mit Lösungen zu beginnen („Ich brauche eine Datenbank mit drei Tabellen“). Ob drei Tabellen die richtige Lösung sind, ergibt sich aus der Aufgabe. Beschreiben Sie das Problem, und lassen Sie die Umsetzung offen.

Nennen Sie die Angaben, die vorkommen

Schreiben Sie auf, welche Spalten Ihre Tabelle oder welche Felder Ihr Zettel heute hat. Aus ihnen werden die Felder der App. Je genauer, desto weniger Rückfragen entstehen:

• Welche Angaben gehören zu einem Vorgang? Bei einem Kunden etwa Firma, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail.
• Welche davon sind Pflicht, welche optional?
• Gibt es Auswahllisten? Ein Status mit festen Werten wie „Anfrage“, „Angebot“, „Kunde“ ist übersichtlicher als freier Text.
• Was wird berechnet? „Die Summe ergibt sich aus Menge mal Einzelpreis“ ist eine vollständige Angabe.

Haben Sie schon eine Tabelle, sehen Sie in der Demo Aus einer Tabelle wird eine App, welche Felder daraus werden.

Beschreiben Sie den Ablauf in Schritten

Eine App bildet nicht nur Daten ab, sondern auch den Weg, den ein Vorgang nimmt. Beschreiben Sie ihn der Reihe nach: „Ein Angebot ist zuerst Entwurf, dann versendet, dann angenommen oder abgelehnt. Nach 14 Tagen ohne Antwort will ich erinnert werden.“

Hilfreich sind drei Fragen zu jedem Schritt: Was löst ihn aus? Wer ist zuständig? Woran erkennt man, dass er erledigt ist? Wenn Sie eine Frage nicht beantworten können, ist das ein Hinweis, dass der Ablauf im Betrieb selbst noch nicht geklärt ist. Klären Sie das zuerst – die App kann es nicht für Sie entscheiden.

Wer darf was?

Sagen Sie, wer die App nutzt und was jede Gruppe darf. Zum Beispiel: „Das Büro legt Kunden an und ändert sie. Die Monteure sehen nur Name, Adresse und Telefon ihrer heutigen Termine. Preise sieht nur die Geschäftsführung.“ Solche Sätze sind kurz, entscheiden aber über den Aufbau der App. Wer etwas ändern darf und wer nur ansehen soll, lässt sich später schwerer nachrüsten als ein weiteres Feld.

Geben Sie ein, zwei Beispiele

Ein Beispielfall sagt oft mehr als drei Absätze Erklärung: ein Kunde, bei dem alles glatt läuft, und einer mit einer Ausnahme, etwa mit zwei Ansprechpartnern. Die Beispiele dürfen erfunden sein. Sie helfen dabei, das Ergebnis später zu prüfen, denn Sie wissen genau, was bei ihnen herauskommen muss.

Beispiel 1: Bäckerei Krause, Ansprechpartnerin Frau Krause, Status „Angebot“, melden am 12. November. Beispiel 2: Autohaus Berger mit zwei Ansprechpartnern, einer für Werkstatt, einer für Verkauf; Status „Kunde“, kein Wiedervorlagedatum.

Beide Fälle sind erfunden. Der zweite zeigt der KI sofort, dass ein Kunde mehrere Ansprechpartner haben kann – ein Detail, das in einer reinen Feldliste leicht untergeht.

Sagen Sie auch, was die App nicht tun soll

Grenzen sind genauso wichtig wie Wünsche. „Nichts soll automatisch an Kunden gehen“ oder „Rechnungen dürfen nach der Freigabe nicht mehr geändert werden“ sind Sätze, die Missverständnisse verhindern. Nennen Sie auch, was ausdrücklich nicht dazugehört: „Lagerbestände verwalten wir woanders.“ Das hält die erste App klein.

Fünf häufige Fehler in Beschreibungen

• Zu viel auf einmal. „Eine App für Kunden, Angebote, Rechnungen und Lager“ führt zu einem großen, schwer prüfbaren Ergebnis. Beginnen Sie mit einer Aufgabe.
• Lösung statt Problem. Wer Tabellen und Knöpfe vorgibt, verhindert manchmal eine einfachere Lösung. Beschreiben Sie, was erreicht werden soll.
• Wechselnde Begriffe. Heißt es einmal „Kunde“, einmal „Auftraggeber“ und einmal „Klient“, entstehen womöglich drei verschiedene Dinge. Bleiben Sie bei einem Wort.
• Keine Ausnahmen. Was passiert, wenn ein Kunde zwei Adressen hat oder ein Angebot zurückgezogen wird? Nennen Sie die Ausnahmen, die bei Ihnen tatsächlich vorkommen.
• Unausgesprochene Selbstverständlichkeiten. Dass Rechnungsnummern fortlaufend sein müssen, wissen Sie. Die KI weiß nicht, dass es für Ihre App wichtig ist. Schreiben Sie es hin.

Ein Beispieltext zum Anpassen

Die folgenden Sätze enthalten alle Bausteine: Aufgabe, Angaben, Ablauf, Rollen und Grenzen. Ersetzen Sie die Begriffe durch Ihre eigenen.

Ich brauche eine Kundenverwaltung für unser Büro. Pro Kunde: Firma, Ansprechpartner, Adresse, Telefon, E-Mail und ein Status (Anfrage, Angebot, Kunde, ruht). Zu jedem Kunden will ich Notizen mit Datum speichern und ein Datum „melden am“ setzen. Zeig mir eine Liste, in der ich sehe, wen ich heute zurückrufen muss, und lass mich nach Status filtern. Das Büro darf alles ändern, die Monteure sehen nur Firma, Adresse und Telefon. Nichts soll automatisch an Kunden verschickt werden.

Weitere Beispieltexte für sechs typische Fälle finden Sie auf den Seiten Kunden verwalten, Angebote schreiben, Termine planen, Arbeitszeit erfassen, E-Mails sortieren und beantworten und Rechnungen vorbereiten.

Rechenbeispiel: Wie viel Zeit Sie einplanen sollten

Die Arbeit verteilt sich auf Beschreiben, Prüfen und einen Test mit Beispieldaten. Für eine überschaubare App wie die Kundenverwaltung oben könnte die Planung so aussehen:

Mit einem Stundensatz von 60 Euro entspricht das 120 Euro eigener Arbeitszeit. Mit welchen Kosten Sie darüber hinaus bei einer App rechnen sollten, erklärt die Seite Was kostet eine App?

Prüfen und nachschärfen

Die Reihenfolge lautet beschreiben, prüfen, nutzen. Der Prüfschritt entscheidet über die Qualität: Probieren Sie die App mit Ihren Beispielen aus und achten Sie darauf, ob Begriffe, Reihenfolge und Abläufe zu Ihrem Alltag passen. Schreiben Sie dann konkret, was anders sein soll.

Ob alle Wünsche umgesetzt wurden, sehen Sie erst im Ergebnis. Rechnen Sie deshalb mit mehreren Runden und geben Sie sensible Daten erst ein, wenn Sie das Ergebnis geprüft haben.

Die Beschreibung in Runden erweitern

Sie müssen nicht alles in der ersten Nachricht sagen. Oft ist es sinnvoller, in drei Runden vorzugehen und nach jeder Runde zu prüfen:

1. Grundgerüst. Aufgabe, Angaben und eine einfache Liste. „Zeig mir alle Kunden mit Status und Telefon.“
2. Ablauf. Status, Erinnerungen und Berechnungen. „Wenn ‚melden am‘ heute ist, soll der Kunde oben in einer eigenen Liste stehen.“
3. Rollen und Auswertungen. Wer was sieht und welche Übersichten gebraucht werden. „Die Monteure sehen nur ihre heutigen Termine.“

So bleibt jede Runde überschaubar, und Fehler fallen dort auf, wo sie entstanden sind.

Checkliste: Ist Ihre Beschreibung vollständig?