Anwendungsfall

Kunden verwalten mit einer CRM-App, die Sie im Chat beschreiben

Ein CRM (Customer Relationship Management) ist eine Kundenverwaltung: Wer ist der Kunde, was wurde besprochen, wann melden Sie sich wieder? Statt dafür Software zu suchen, beschreiben Sie Ihren Ablauf – die KI baut daraus die App.

So beschreiben Sie die App Zeitersparnis berechnen

Frau hält im Büro ein Tablet mit einer Kundenliste in beiden Händen; auf dem Tisch liegen ein Notizbuch und eine Tasse, im Hintergrund arbeitet ein Kollege am Bildschirm.

Kurzfassung

Ersetzt oft: Excel-Listen, Zettel, Notizen im Handy
Nutzen im Alltag: Jede Absprache steht am selben Ort, auch für Kolleginnen und Kollegen.
Vorab klären: Kundendaten sind personenbezogene Daten: Wer darf sie sehen?

Das Problem im Alltag

Die Telefonnummer steht im Handy, die Absprache im Postfach, der Stand der Verhandlung auf einem Zettel und die Kundenliste in einer Tabelle, die nur eine Person pflegt. Solange Sie allein arbeiten, geht das. Im Team fragt jemand nach dem Stand, und niemand kennt ihn.

Die Folgen sind alltäglich: Ein Rückruf bleibt liegen, ein Angebot wird nicht nachgefasst, derselbe Kunde bekommt dieselbe Frage zweimal gestellt.

Woran Sie es merken

Sie suchen vor einem Telefonat erst zusammen, was zuletzt besprochen wurde.
Wiedervorlagen stehen in Ihrem Kopf oder im Kalender, nicht beim Kunden.
Es gibt mehrere Kundenlisten, und keine ist vollständig.

So sieht die App aus

Die Liste zeigt pro Kunde den Status und den nächsten Kontakt. Ein Klick öffnet die Kundenkarte mit Ansprechpartnern, Notizen und Verlauf. Aufbau, Begriffe und Reihenfolge legen Sie im Chat fest.

Kunden – Beispielansicht

Kunde	Status	Wieder melden
Muster Elektrotechnik GmbHFrau Beispiel · Anfrage per Telefon	Angebot	15.10.
Beispiel Bäckerei SchmittHerr Muster · Stammkunde	Kunde	29.10.
Hausverwaltung MustermannFrau Probe · Erstkontakt	Anfrage	12.10.

Beispielansicht mit frei erfundenen Daten.

Typische Felder und Abläufe

Felder

Firma oder Name: Wer ist der Kunde – Privatperson oder Betrieb?
Ansprechpartner: Mehrere Personen je Kunde sind möglich.
Telefon und E-Mail: Zum direkten Anrufen oder Schreiben.
Status: Zum Beispiel Anfrage, Angebot, Kunde, ruht. Die Bezeichnungen wählen Sie.
Notizen mit Datum: Was wurde wann besprochen und vereinbart?
Nächster Kontakt: Das Datum der Wiedervorlage.
Zuständig: Wer im Team kümmert sich um den Kunden?

Ablauf

Anfrage eintragen: neuer Kunde mit dem Status „Anfrage“.
Gespräch notieren: Datum, Thema, Vereinbarung.
Status ändern, etwa von „Anfrage“ auf „Angebot“.
Wiedervorlage setzen: das Datum des nächsten Kontakts festhalten.
Täglich prüfen: Ein Filter „Heute melden“ zeigt, wen Sie anrufen wollten.

Welche dieser Abläufe Ihre App tatsächlich umsetzt, legen Sie im Chat fest und sehen es im Ergebnis.

Per Chat bauen

So könnte Ihre erste Nachricht lauten. Die markierten Wörter sind das, was später als Spalte, Feld oder Status in der App auftaucht.

Beispiel für Ihre Beschreibung

Ich brauche eine Kundenverwaltung für unser Büro. Pro Kunde: Firma, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und ein Status (Anfrage, Angebot, Kunde, ruht). Zu jedem Kunden will ich Notizen mit Datum speichern. Zeig mir eine Liste, in der ich sehe, wen ich heute zurückrufen muss, und lass mich nach Status filtern.

Danach nachschärfen

Sie prüfen das Ergebnis und schreiben, was anders sein soll. Zum Beispiel:

Ergänzen Sie ein Feld „Zuständig“, damit klar ist, wer sich kümmert.
Die Spalte „Status“ soll farbig sein und ganz links stehen.
Zeige zuerst die Kunden, bei denen der nächste Kontakt überfällig ist.

Ob und wie ein Wunsch umgesetzt wird, sehen Sie im Ergebnis. Beispieltexte sind Vorschläge, keine Zusagen.

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Worauf Sie achten sollten

Kundendaten sind personenbezogene Daten. Legen Sie vorab fest, wer welche Daten sehen darf und wie lange Sie sie aufbewahren.
Eine App ersetzt keine Absprache mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, falls Sie eine oder einen haben.

Hinweis: Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Anforderungen an Ihren Betrieb klären Sie mit fachkundiger Stelle.

Führen Sie einen Verein und verwalten Mitglieder statt Kunden? Dafür gibt es eine eigene Seite: Website für Vereine.

Anfragen erreichen Sie oft über ein Formular. Wie Sie eines aufbauen, zeigt die Seite Online-Formular erstellen.

Weitere Anwendungsfälle

Passende Ratgeber und Werkzeuge

Wie würde Ihre App aussehen?

Beschreiben Sie in Ihren Worten, was Ihre App können soll. Auf der Seite von Cortexion sehen Sie, wie das im Chat funktioniert.

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