Anwendungsfall
Rechnungen vorbereiten mit einer App, die Sie im Chat beschreiben
Aus einem fertigen Angebot oder einem erledigten Auftrag wird ein Rechnungsentwurf: Positionen übernehmen, Nummer vergeben, Zahlungsziel setzen. Die App bereitet vor – Sie prüfen, bevor etwas versendet wird.
Kurzfassung
- Ersetzt oft
- Rechnungsvorlagen, abgetippte Positionen, Zahlungslisten
- Nutzen im Alltag
- Weniger Abtippen, offene Rechnungen auf einen Blick.
- Vorab klären
- Rechnungen brauchen gesetzliche Pflichtangaben (siehe unten, mit Quelle).
Das Problem im Alltag
Nach dem Auftrag beginnt das Abtippen: Positionen aus dem Angebot, Mengen vom Lieferschein, die nächste Rechnungsnummer aus der Liste. Dann wird die Rechnung versendet, und ob sie bezahlt wurde, steht an einer anderen Stelle.
Fehler passieren dabei leicht: doppelte Nummern, vergessene Positionen, Mahnungen, die zu spät oder gar nicht kommen.
Woran Sie es merken
- Sie tippen Positionen ab, die schon im Angebot stehen.
- Sie müssen nachsehen, welche Rechnungsnummer die nächste ist.
- Sie wissen nicht ohne Suchen, welche Rechnungen offen sind.
So sieht die App aus
Die Liste zeigt jede Rechnung mit Nummer, Kunde, Betrag und Status. Ein Entwurf lässt sich öffnen, prüfen und freigeben; bezahlte Rechnungen bleiben als erledigt sichtbar.
| Nummer | Kunde | Betrag | Status |
|---|---|---|---|
| R-2026-0118 | Muster Elektrotechnik GmbH | 1.130,50 € | Entwurf |
| R-2026-0117 | Beispiel Bäckerei Schmitt | 238,00 € | versendet |
| R-2026-0116 | Hausverwaltung Mustermann | 612,00 € | bezahlt |
Typische Felder und Abläufe
Felder
- Rechnungsnummer
- Fortlaufend und nur einmal vergeben.
- Kunde mit Anschrift
- Name und Anschrift des Empfängers.
- Leistungszeitpunkt
- Wann wurde geliefert oder geleistet?
- Positionen
- Aus Angebot oder Auftrag übernommen.
- Steuersatz und Betrag
- Aufgeschlüsselt nach Steuersätzen.
- Zahlungsziel
- Fälligkeitsdatum für den Zahlungseingang.
- Status
- Entwurf, geprüft, versendet, bezahlt.
Ablauf
- Entwurf aus Angebot oder Auftrag erzeugen.
- Angaben prüfen: Anschrift, Positionen, Steuersatz, Leistungszeitpunkt.
- Freigeben und versenden – die Form legen Sie fest.
- Status auf „versendet“ setzen.
- Zahlungseingang vermerken und überfällige Rechnungen im Blick behalten.
Welche dieser Abläufe Ihre App tatsächlich umsetzt, legen Sie im Chat fest und sehen es im Ergebnis.
Per Chat bauen
So könnte Ihre erste Nachricht lauten. Die markierten Wörter sind das, was später als Spalte, Feld oder Status in der App auftaucht.
Beispiel für Ihre Beschreibung
Ich brauche eine App, die Rechnungsentwürfe vorbereitet. Aus einem Angebot übernimmt sie Kunde und Positionen. Die Rechnungsnummer zählt fortlaufend hoch. Ich gebe Leistungsdatum, Steuersatz und Zahlungsziel an und prüfe den Entwurf. Der Status ist Entwurf, geprüft, versendet oder bezahlt. Zeig mir alle überfälligen Rechnungen.
Danach nachschärfen
Sie prüfen das Ergebnis und schreiben, was anders sein soll. Zum Beispiel:
- Ich möchte eine Rechnung auch ohne vorheriges Angebot anlegen können.
- Zeige mir die Summe aller offenen Rechnungen.
- Bezahlte Rechnungen sollen sich nicht mehr ändern lassen.
Ob und wie ein Wunsch umgesetzt wird, sehen Sie im Ergebnis. Beispieltexte sind Vorschläge, keine Zusagen.
Worauf Sie achten sollten
- Die App ersetzt weder Buchhaltungssoftware noch Steuerberatung. Prüfen Sie Beträge und Steuersätze jedes Entwurfs selbst.
- Welche Form einer Rechnung für Ihren Betrieb zulässig ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Pflichtangaben einer Rechnung
Nach § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) muss eine Rechnung unter anderem diese Angaben enthalten:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
- Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie vereinbarte Minderungen
- anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Für Leistungen an andere Unternehmer im Inland verlangt § 14 Abs. 2 UStG grundsätzlich eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format; für die Einführung gelten Übergangsfristen. Was für Ihren Betrieb heute gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Stand: Oktober 2026. Quelle: § 14 UStG auf gesetze-im-internet.de. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung des Gesetzes.
Hinweis: Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Anforderungen an Ihren Betrieb klären Sie mit fachkundiger Stelle.
Weitere Anwendungsfälle
- Kunden verwalten
- Angebote schreiben
- Termine planen
- Arbeitszeit erfassen
- E-Mails sortieren und beantworten
Passende Ratgeber und Werkzeuge
Wie würde Ihre App aussehen?
Beschreiben Sie in Ihren Worten, was Ihre App können soll. Auf der Seite von Cortexion sehen Sie, wie das im Chat funktioniert.