Anwendungsfall

E-Mails sortieren und beantworten mit einer App, die Sie im Chat beschreiben

Anfragen, Rechnungen, Rückfragen, Newsletter: Ein voller Posteingang kostet jeden Tag Zeit. Eine eigene App kann Nachrichten nach Ihren Regeln einordnen und Antworten vorbereiten – Sie lesen, ändern und senden.

So beschreiben Sie die App Zeitersparnis berechnen

Kurzfassung

Ersetzt oft: Sortieren von Hand, Textbausteine in verstreuten Dokumenten
Nutzen im Alltag: Standardantworten sind vorbereitet, gesendet wird erst nach Ihrer Prüfung.
Vorab klären: Wie Nachrichten in die App gelangen, hängt von Ihrem Postfach ab.

Das Problem im Alltag

Morgens warten Dutzende Nachrichten: Anfragen, die schnell eine Antwort brauchen, Rechnungen, die weitergeleitet werden müssen, und vieles, das warten kann. Sortiert wird jedes Mal von Hand, und für die Antworten tippen Sie dieselben Sätze zum zwanzigsten Mal.

Dabei geht Wichtiges unter: die Reklamation mit Frist, die Nachfrage eines Stammkunden.

Woran Sie es merken

Sie beantworten täglich dieselben Fragen mit denselben Sätzen.
Nachrichten mit Frist verschwinden zwischen Werbung und Benachrichtigungen.
Mehrere Personen lesen dasselbe Postfach und wissen nicht, wer antwortet.

So sieht die App aus

Jede Nachricht erhält eine vorgeschlagene Kategorie und einen Status. Für Anfragen liegt ein Antwortentwurf bereit, den Sie lesen, anpassen und selbst absenden.

Eingang – Beispielansicht

Von	Betreff	Kategorie (Vorschlag)	Status
Muster GmbH	Anfrage Wartungsvertrag	Anfrage	Entwurf bereit
Beispiel Buchhaltung	Rechnung 2026-117	Rechnung	Weiterleiten
Herr Muster	Lieferung beschädigt	Reklamation	Prüfen

Beispielansicht mit frei erfundenen Daten. Die Kategorie ist ein Vorschlag, den Sie ändern können.

Typische Felder und Abläufe

Felder

Absender: Von wem kommt die Nachricht?
Betreff und Text: Der Inhalt, auf den sich Kategorie und Antwort stützen.
Kategorie: Zum Beispiel Anfrage, Rechnung, Reklamation, Sonstiges.
Frist: Bis wann muss reagiert werden?
Zuständig: Wer beantwortet die Nachricht?
Antwortentwurf: Aus Ihren Textbausteinen vorbereitet, noch nicht gesendet.
Status: Neu, Entwurf bereit, beantwortet, erledigt.

Ablauf

Eine Nachricht gelangt in die App.
Die KI schlägt Kategorie und Zuständigkeit vor.
Sie prüfen den Vorschlag und ändern ihn bei Bedarf.
Bei Anfragen liegt ein Antwortentwurf aus Ihren Textbausteinen bereit.
Sie lesen, ändern und senden selbst, dann setzen Sie den Status auf „beantwortet“.

Welche dieser Abläufe Ihre App tatsächlich umsetzt, legen Sie im Chat fest und sehen es im Ergebnis.

Per Chat bauen

So könnte Ihre erste Nachricht lauten. Die markierten Wörter sind das, was später als Spalte, Feld oder Status in der App auftaucht.

Beispiel für Ihre Beschreibung

Ich brauche eine App, die meine E-Mails ordnet. Jede Nachricht bekommt eine Kategorie (Anfrage, Rechnung, Reklamation, Sonstiges) und eine Zuständigkeit. Bei Anfragen soll ein Antwortentwurf aus meinen Textbausteinen vorbereitet werden, den ich vor dem Senden prüfe und ändere. Zeig mir zuerst alles, was eine Frist hat.

Danach nachschärfen

Sie prüfen das Ergebnis und schreiben, was anders sein soll. Zum Beispiel:

Reklamationen sollen immer ganz oben stehen.
Ich möchte meine Textbausteine selbst bearbeiten können.
Zeige mir pro Absender den bisherigen Schriftverkehr.

Ob und wie ein Wunsch umgesetzt wird, sehen Sie im Ergebnis. Beispieltexte sind Vorschläge, keine Zusagen.

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Worauf Sie achten sollten

E-Mails enthalten personenbezogene Daten und oft Geschäftsgeheimnisse. Klären Sie vorab, wo Nachrichten verarbeitet werden und wer Zugriff hat.
Eine KI kann eine Nachricht falsch einordnen. Lassen Sie Antworten nie ungeprüft verschicken.
Ob und wie sich Ihr Postfach anbinden lässt, hängt von Ihrem E-Mail-Anbieter ab. Klären Sie das vor dem Bau.

Hinweis: Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Anforderungen an Ihren Betrieb klären Sie mit fachkundiger Stelle.

Weitere Aufgaben im Büro, etwa Post und Organisation, behandelt die Seite KI im Büro.

Weitere Anwendungsfälle

Passende Ratgeber und Werkzeuge

Wie würde Ihre App aussehen?

Beschreiben Sie in Ihren Worten, was Ihre App können soll. Auf der Seite von Cortexion sehen Sie, wie das im Chat funktioniert.

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